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IV.b Internetplattformen
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Ergänzend zu
dem bereits im Zusammenhang mit der Abwicklung von EU-Projekten
Geschriebenen werden anhand der drei wesentlichen Elemente zentrales
Informationsmanagement, Wissensaustausch/Kommunikation und Website
die Funktionen von Internetplattformen näher beschrieben und die
konkrete Nutzung erläutert.
Abb. 2: Illustration der 3 Funktionen einer Internetplattform
Zentrales Informationsmanagement:
Internetplattformen eignen
sich hervorragend, um zentral Dokumente abzulegen, zu verwalten und von
jedem Internetanschluss aus abrufbar zu machen. Der Zugriff erfolgt
über ein Berechtigungssystem, das sicherstellt, dass nur dafür
vorgesehene Personen Zugang zu diesen Informationen erhalten.
Die durch das Verschicken von Dateien per E-Mail auftretenden
Schwierigkeiten (siehe oben a.) werden durch ein zentrales
Informationsmanagement weitgehend vermieden.
Um die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten zu ermöglichen, stehen
spezielle Funktionalitäten zur Verfügung, die üblicherweise unter den
Begriffen Dokumenten-Management und Content-Management zusammengefasst
werden. Die Bedienung ist selbstverständlich ohne Programmierkenntnisse
für einfache Anwender möglich.
Im Wesentlichen haben sich folgende Funktionalitäten als unumgänglich für ein zentrales Informationsmanagement erwiesen:
- Versionsmanagement:
Jede Arbeitsversion eines Textes oder einer
Datei erhält eine eigene Versionsnummer, unter der es verfügbar bleibt,
die Arbeitshistorie lässt sich daher nachvollziehen. Als besonders
sinnvoll herausgestellt hat sich die Möglichkeit, beim Setzen von Links
entweder auf eine bestimmte Version oder die jeweils aktuellste Version
eines Dokuments verweisen zu können.
- Aufbau eines Ordnersystems im Baumstruktur:
Dokumente können bestimmten Positionen innerhalb der Struktur zugeordnet werden.
- Suchfunktion:
Alle Texte sollten Volltext durchsuchbar sein, um
auch denjenigen, die mit der Ordnerstruktur nicht vertraut sind, das
rasche Auffinden von Dokumenten zu ermöglichen.
- Up- und Download von Dateien verschiedener Formate (doc, xls, pdf etc.)
- Referenzierbarkeit:
Gute Software-Lösungen stellen ein
Linkmanagement zur Verfügung. Dieses ermöglicht es, sowohl innerhalb
der Plattform als auch von außen (z.B. in E-Mails) auf konkrete
Informationen zu verweisen, und garantiert, dass Links auch dann noch
funktionieren bzw. den Benutzer zumindest darauf hinweisen, falls das
referenzierte Objekt verschoben oder gelöscht wurde.
- Berechtigungssystem:
Der Zugriff auf die Informationen ist
beschränkt, es lassen sich entweder für einzelne Benutzer oder für
Benutzergruppen verschiedene Lese- und Bearbeitungsrechte vergeben.
- Metadaten:
Jedes Stück Information wird mit Metadaten versehen.
Diese werden entweder automatisch oder durch den Autor erstellt und
erleichtern die Suche nach und das Verwalten von Dokumenten. Zumindest
der Autor des Dokumentes und das Publikationsdatum sollten dabei immer
zwingend angeführt werden.
Wissensaustausch/Kommunikation:
In eine Internetplattform lassen sich verschiedene Anwendungen für die
Kommunikation innerhalb einer Gruppe sowie mit der Öffentlichkeit
integrieren. Sie stellen damit eine wesentliche Ergänzung zum sonst
etwas überforderten (siehe oben a.) E-Mail dar.
Die wichtigsten Anwendungen sind Diskussionsforum (siehe unten c.) und
Chat (siehe unten d.). Immer wieder werden auch Instant
Messaging-Systeme (siehe unten e.) und Videokonferenz-Lösungen mit
eingebunden. Mittels Kommentar-Funktion (zu einzelnen Texten, wie
häufig auf Nachrichtenportalen) oder Umfrage-Tools bieten manche
Systeme weitere Möglichkeiten zur Partizipation an.
Website:
Die Möglichkeit, eine Internetplattform auch als Website verwenden zu
können, rückt bei internationalen Forschungsprojekten immer stärker in
den Mittelpunkt. Wie bereits in Kapitel I, a. erwähnt kommt dieser
Funktion zentrale Bedeutung für die Dissemination der Ergebnisse von
Forschungsprojekten zu.
Bei der Auswahl einer geeigneten Software für eine Internetplattform sind ein paar weitere Punkte zu beachten:
Application-Service-Providing (Mietmodell):
Application-Service-Providing (ASP) bietet die Möglichkeit, Anwendungen
nicht selbst entwickeln und im eigenen Unternehmen betreiben zu müssen,
sondern auszulagern und bei einem zentralen Application Service
Provider zu mieten. Diese Alternative zur Eigeninstallation bietet eine
Reihe von Vorteilen und setzt sich am Markt allerdings oft unter
anderem Namen - immer stärker durch:
- Die Anwendung ist bereits entwickelt, wird idealerweise vielfach
eingesetzt und kann vorab getestet werden. Man kauft nicht die Katze im
Sack.
- Die Software ist verfügbar, Lieferverzögerungen sind nicht zu erwarten.
- Die Kosten ("Total Costs of Ownership") sind eindeutig kalkulierbar.
- Es fallen keine hohen Anfangsinvestitionen für Hard- und Software an.
- Erweiterung und Reduktion der Funktionalität sind bei guten Produkten jederzeit problemlos möglich.
- Die garantierten Standards betreffend Verfügbarkeit und Sicherheit sind im eigenen Systemumfeld oft nur schwer zu erreichen.
- Der Application Service Provider kümmert sich um Hard- oder Software, Backup und Updates.
Zu beachten ist, dass es sich bei den im ASP-Modell angebotenen
Produkten um Standardsoftware handelt. Viele Systeme lassen sich zwar
in hohem Maße anpassen, den eigenen Wünschen sind aber Grenzen gesetzt.
Grundsätzlich ist davon abzuraten, eine eigene Software-Lösung zu bauen
bzw. bauen zu lassen. Wenn man nicht gerade den dringenden Wunsch nach
aufreibenden Abenteuern verspürt, ist es besser, auch in diesem Bereich
die Vorteile der arbeitsteiligen Wirtschaft zu nützen und sich an einen
Spezialisten mit einer erprobter Software zu wenden. Die inhaltlichen
und organisatorischen Aufgaben beim Aufbau und Betrieb einer Plattform
sind meist fordernd genug.
Browserkompatibilität, Lauffähigkeit auf PC und Mac:
Gute Software-Lösungen unterstützen alle gängigen Browser (Internet
Explorer, Mozilla, Opera etc.) und laufen sowohl auf PC als auch auf
Mac.
Benachrichtigung
Ein zentrales Werkzeug für den Betrieb einer Internetplattform ist die
Benachrichtigung per E-Mail über inhaltliche Änderungen. Diese hat sich
als ganz entscheidend für die Verwendung eines Systems herausgestellt,
sofern es für Benutzer möglich ist, sich personalisiert über die
letzten Änderungen auf der gesamten Plattform, also über alle Bereiche
hinweg, informieren zu lassen. Sind die Änderungen aus dem E-Mail
direkt mittels Links ansteuerbar, müssen Benutzer nicht aktiv ihre
Community-Plattformen besuchen und sich selbständig über Änderungen
informieren was praktisch nie geschieht, sondern werden dort
abgeholt, wo sie gewohnheitsmäßig Einblick nehmen, nämlich in ihrer
Inbox.
Gendergerechte Interfaces:
Im Rahmen von EU-Projekten werden Texte genderneutral formuliert. Das
sollte nach Möglichkeit auch für die Benutzerführung auf einer
Plattform (Interface) gelten.
Suchmaschinentauglichkeit:
Die am weitesten verbreitete Methode, Information im Internet zu suchen
ist die Verwendung von Suchmaschinen (wie z.B. Google oder Yahoo). Wer
dort nicht präsent ist, wird nicht gefunden. Bei der inhaltlichen und
technischen Erstellung von Internetplattformen, und besonders bei der
Planung der Dissemination, ist es daher entscheidend, den Aspekt der
Suchmaschinentauglichkeit besonders zu beachten. In technischer
Hinsicht ist vor allem von Bedeutung, dass die verwendete Software
Suchmaschinen-Robots, das sind automatische Programme, die Webinhalte
einlesen, unterstützt; was leider bei vielen Technologien noch nicht
der Fall ist.
Vollständiger Artikel zum Download:
 Neue Wege im Netz (PDF, 350kB)
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